FACTURACIÓN EN HOSPITALIZACION

En la parte superior del formulario presenta el tipo de documento de venta, el número de la Orden de Internación, “letras azules” el Nombre del Usuario del sistema r-fast8 y la Fecha, Hora actual a asignar en el momento en que se grabe el documento.

Para empezar a generar el documento de venta se debe digitar los siguientes campos: Historia clínica, 1er apellido, 2do apellido, 1er nombre, 2do nombre, Nacido el, Edad “La calcula el sistema”, Certificado Nacido Vivo “hasta 12 Meses”, Género, chequear Embarazada “Este campo solo se habilita si el tipo de género es femenino”, Identificación, Municipio y dirección de residencia, Teléfono, Barrio “Se deshabilita cuando el código del municipio es diferente al municipio donde se instalo el sistema r-fast8”, Ocupación habitual, Régimen de seguridad social, Empresa, Nivel, Número de afiliación, Facturado a, Empresa o Aseguradora, Contrato “Se deshabilita siempre y cuando la empresa no tenga ningún contrato relacionado, también se aclara que para los regímenes 6 Accidentes de tránsito y 7 Riesgos profesionales el sistema no requiere contrato”, Nivel, Número de afiliación o Número de póliza y Observaciones “Opcional”. Todos estos datos se digitan en el caso de que el usuario no exista en el tarjetero índice, de lo contrario solo se requiere que se digite el número de Historia clínica y el sistema automáticamente complementa el resto de campos.

Datos de Ingreso a hospitalización

También se debe digitar los siguientes campos: Fecha y hora de ingreso, Centro de producción, Profesional que ordena, Cama y seleccionar la Vía de ingreso.

Botón Atenciones anteriores

Permite realizar la búsqueda de documentos de venta, cuando se ingresa muestra por defecto los últimos 50 documentos generados, los documentos resaltados en color rojo corresponden a los anulados.

La búsqueda se puede realizar según el filtro que se desee, Fecha de elaboración: “Sin filtro de fechas y Rango de fechas”, Buscar en: “Número de documento, Procedencia del documento, Historia, Identificación, Apellidos y nombres (1A 1N 2N), Teléfono de residencia, Número de autorización, Número de afiliación/póliza, Número de contrato y Centro de producción” y Ordenado por “Número de documento”. El campo de chequeo “Hallar coincidencias” solo aparece deshabilitado cuando el filtro Buscar en tiene seleccionado “Número de documento”.

Botón Buscar órdenes

Permite realizar la búsqueda de las Órdenes de internación, para verificar las últimas 50 Órdenes de internación abiertas se debe presionar el botón Leer todos.

La búsqueda se puede realizar según el filtro que se desee, Fecha de elaboración: “Sin filtro de fechas y Rango de fechas”, Buscar en: “Número de documento, Procedencia del documento, Historia, Identificación, Apellidos y nombres (1A 1N 2N), Teléfono de residencia, Número de autorización y Número de afiliación/póliza”.

Botón Saldos “Atenciones anteriores y saldos”

Si el usuario existe en el tarjetero índice y al ingresarlo a facturación automáticamente trae las atenciones anteriores de los documentos de venta de regímenes diferentes al Particular de los últimos 12 meses y los documentos elaborados al usuario (letras de cambio, recibos de caja....) incluyendo los saldos pendientes.

Botón Derechos

Es para la comprobación de derechos de usuarios que están cargados en el sistema con la resolución 890, permitiendo las búsquedas por “Identificación, Apellidos y nombres (1A 1N 2N), Ficha del SISBEN, Historia, Identificación del cotizante”.

Botón Tarjetero índice

Botón Inconsist. BD

Botón RIPS

Permite imprimir el RIPS correspondiente a hospitalización.

Botón Facturación

Esta sección del formulario permite la facturación de Procedimientos, Medicamentos y Suministros, Estancias y la elaboración de Abonos. el sistema carga los datos para no ser modificados en esta parte del formulario como Historia Clínica, Fecha De Nacimiento, Primer Y Segundo Apellido, Primer Y Segundo Nombre Y Régimen, Contrato, Empresa, Nivel De Recuperación Y Número De Afiliación contra el cual se va a cargar la facturación, las estancias que se calculan automáticamente.

Pestaña Procedimientos

Teniendo en cuenta a que actividades viene el usuario se procede a digitar los siguientes campos: Ordena “código del profesional”, Realiza “código del profesional”, C.Prod. “código del centro de producción”, Nuevo “chequear”, 1 vez “chequear”, Procedimiento “código del procedimiento”, Dosis Vacuna “lista las dosis dependiendo del biológico”, Cantidad, Autorización “si el procedimiento lo requiere”.

Pestaña Medicamentos y suministros

Teniendo en cuenta si el usuario requiere de medicamentos se procede a digitar los siguientes campos: Ordena “código del profesional”, Realiza “código del profesional”, C.Prod. “código del centro de producción”, Código “del medicamento o suministro”, Cantidad, Autorización “si el medicamento lo requiere”.

Pestaña Estancias

En la facturación de estancias el programa informa al usuario el Código Y Nombre de la Cama utilizada por el paciente actualmente, igualmente informa la Fecha, Hora De Ocupación y el Tiempo De Estancia en días, horas y minutos. De igual forma el sistema líquida el procedimiento (Internación en servicio ...) de acuerdo a los definidos en la parametrización de las Camas.

En el caso de que se desee mover al usuario a otra cama lo puede realizar por medio de la opción “Trasladar a la cama”, al realizar efectivamente dicho traslado de la cama el sistema automáticamente facturar el procedimiento correspondiente a la cama anterior.

Se debe identificar la Fecha de Egreso del documento de venta para los procedimientos, medicamentos y suministros, la digitación de esta fecha es parametrizable desde el Registro de Control del Componente Facturación Hospitalaria.

Pestaña Depósitos y Notas de Ajuste

La elaboración recibos de caja “Depósitos” es utilizada con el fin de registrar abonos parciales a la cuenta de un usuario hospitalizado; esta sección consta de tres botones (Depósitos, Adicionar y Retirar).

La elaboración de notas de ajuste es utilizada con el fin de realizar ajustes sobre el saldo abonado en una Orden de Internación, esta sección consta de tres botones (Notas de ajuste, Adicionar y Retirar)

Botón Depósitos

Se utiliza para generar un recibo de caja de tipo de depósito de internación para abonar al valor por pagar por el usuario y luego ser adicionado a una Orden de Internación.

Botón Notas de ajuste

Se utiliza para generar ajustes de tipo Nota de Ajuste de Abono en Internación sobre el saldo abonado para luego ser adicionado a una Orden de Internación.

Botón Autorización servicios

Permite listar y seleccionar los procedimientos, medicamentos y suministros que van a ser incluidos en la impresión de la autorización de servicios.

Botón Solicitud autorización

Permite elaborar y grabar una solicitud de autorización de determinada cantidad de procedimientos.

Identificación de la solicitud

ID Solicitud “Consecutivo determinado por el año, el mes y día” (2013000020360) y Fecha de la Solicitud “fecha y tiempo actual del sistema para elaborar la solicitud”.

Datos de la solicitud

Tipo de servicio solicitado “Seleccionar una opción (Posterior a la atención inicial de urgencias) o (Servicio electivo)”, Prioridad de la atención “Seleccionar una opción (Prioritaria) o (No Prioritaria)”, Diagnóstico Principal “Listar o buscar la causa principal (CIE10) para la autorización”, Justificación clínica “Detallar el motivo por la cual se va a elaborar la solicitud de autorización de servicios”, Formato de generación “Seleccionar un formato (Vista previa) o (Archivo de imagen . PNG) para el envío de la solicitud” y Quien reporta “listar o buscar el usuario del sistema o el profesional que reporta la solicitud”.

Botón Otros conceptos

Botón Estado de cuenta

Muestra en vista previa los procedimientos, medicamentos y suministros facturados hasta el momento en la orden de internación de un usuario, “NO VALIDA COMO DOCUMENTO DE VENTA”.

Botón Cierre de orden

Totales del documento

Procedimientos “sumatoria del campo: Facturado”, Medicamentos “sumatoria del campo: Facturado”, Subtotal “sumatoria de los campos: Procedimientos y Medicamentos”, IVA “cálculo del Impuesto al Valor Agregado si esta parametrizado”, Total Facturado “sumatoria de los campos: Subtotal e IVA”, Recuperación “calculo según los parámetros establecidos en los niveles y cuotas de recuperación en la empresa a facturar”, Tipo de venta “se selecciona uno de los 2 tipos: Contado o Crédito”, Valor pagado “por el usuario”, Descuento “valor subsidiado por la institución”, Paga con “valor del papel moneda con el que se va a pagar”, Cambio “cálculo de la diferencia entre los campos: Valor pagado y Paga con”.

Autorización de descuento

Numero de Autorización

Este documento el sistema lo requiere obligatoriamente si se encuentra parametrizada la opción “Permitir descuentos en facturación (Solo con autorización)” en el Registro de Control del Componente Facturación Hospitalaria y cuando el usuario no cancela la totalidad del campo Valor pagado. Para poder grabar el documento de venta el cajero o facturador debe digitar el número de la autorización del descuento.

Opciones de cierre del documento

Si se desea imprimir el Registro Único de Prestación de Servicios al generar el documento de venta, se debe habilitar esta opción.

Se debe identificar la Fecha Financiera del documento de venta y la Fecha de Atención para los procedimientos, medicamentos y suministros, la digitación de estas fechas son parametrizables desde el Registro de Control del Componente Facturación Hospitalaria.

Y para finalizar el proceso se presiona el botón Grabar donde cierra la Orden de Internación y automáticamente genera el correspondiente Documento de Venta.

Botón Grabar es para guardar el registro.

Botón Salir es para retornar al menú principal.

Utilice la definición estándar de botón para las opciones de registros.

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